Privatlivspolitik for FORMEL76

(25. maj 2018)

1. Dataansvar – Vi tager din databeskyttelse alvorligt

FORMEL76 behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige

FORMEL76 er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger

FORMEL76
SE-nr.: 27 06 23 77
Telefonnr.: 26 23 16 39
Mail: info@formel76.dk
Website: www.formel76.dk

Databeskyttelsesrådgiver:
Data Protection Service
Kontakt: info@dpservice.dk
Website: www.dpservice.dk

2. Behandling af persondata

Vi anvender denne type data om dig

Vi anvender data om dig for at gøre vores service bedre og sikre kvalitet i vores produkter og tjenester samt i vores kontakt med dig.

De data, vi anvender, omfatter:

Dit navn
Din mailadresse
Dit mobilnummer
Evt. din postadresse

Vi sammenstiller ikke dine data med data fra andre aktører, fx fra sociale medier.

Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med følgende bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål:

løbende information om træning (mødested, aflysninger, osv.)
løbende information om klubarrangementer (events, nye hold, klubfest, osv.)
fremsendelse af personlige træningsprogrammer
administration af din relation til os (fakturering, kontingentopkrævning, osv.)

Vi behandler kun persondata ud fra legitime interesser

Vi behandler kun dine persondata på baggrund af interesseafvejningsreglen, dvs. at denne behandling udelukkende er motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

udøvelse af træningsaktiviteter, herunder information om mødested, invitation til særlige træninger m.v.
fremsendelse af personlige træningsprogrammer m.v.
afholdelse af sociale arrangementer, træningsaktiviteter og andre aktiviteter
brug af billeder og videoer taget af FORMEL76, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i klubben til markedsføringsmæssige formål, jf. vores politik om brug af sociale medier.

Vi behandler kun relevante persondata

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

Inden vi behandler dine persondata, undersøger vi, om det er muligt for os at minimere mængden af data om dig. Vi undersøger også, om nogle af de datatyper, vi anvender, kan bruges i anonymiseret form. Det kan vi gøre, hvis det ikke indvirker negativt på vores forpligtelser eller den tjeneste eller service, vi tilbyder dig.

Vi behandler kun nødvendige persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data.

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine persondata i op til 24 måneder efter din udmeldelse af FORMEL76-klubben eller efter afsluttet personligt træningsforløb med henblik på evt. genoptagelse. I henhold til bogføringsloven er FORMEL76 dog forpligtet til at bevare dine faktureringsdata i fem år fra udløbet af det regnskabsår, som dine fakturaer drejer sig om.

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og beder om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

Når vi i vores service og tjenester har behov for at behandle data om børn, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vi kontrollerer så vidt muligt, at samtykket gives af en forælder med forældremyndighed over barnet.

Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke

Vi videregiver ikke persondata til andre aktører.

Vi videregiver ikke dine persondata til aktører i tredjelande.

3. Sikkerhed

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. Vi beskytter også fortroligheden og autenticiteten af dine data ved hjælp af kryptering.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

4. Brug af cookies

Brug af cookies

Vores website www.formel76.dk er hostet hos Automattic (WordPress), som anvender ”cookies”. Cookies er en tekstfil, som gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik, m.m. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode såsom virus. Du kan læse Automattics politik om brug af cookies her: https://automattic.com/cookies/

Du kan slette eller blokere for cookies via indstillingerne i din browser. Hvis du sletter eller blokerer cookies, kan du bl.a. risikere, at websitet ikke fungerer optimalt, samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

5. Dine rettigheder

Du har ret til at få adgang til dine persondata

Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data.

Hvis du ønsker at bruge din ret til udlevering af dine persondata (dataportabilitet), vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned, efter vi har modtaget din henvendelse.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

6. Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores website. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.